Janet Li如果你的工作需要时常使用 Gmail 编写电子邮件，一定遇过这样的情形：同样的内容，要不你就是一再地重复撰写，要不就要跑到寄出邮件的纪录去捞出内容然后复制贴上，再不然你要另外存一个文件档，每次需要使用的时候还得去找出文件档复制贴上。其实，Gmail 内建的 “Template 范本” 功能，就可以帮助你省下许多时间，简单几个步骤设定完成，帮助你撰写电子邮件时更有效率。以下手把手教你如何轻松设定，准备好了吗，打开你的 Gmail 吧。
首先，进入 Gmail 画面，点选右上角的齿轮，接著点选 “See all settings”，就会进入以下画面。接著点选 Advanced，底下会出现一项 Templates，选择 Enable，接著按储存，就会自动跳回到信箱主画面。
接著，就可以开始撰写一封新邮件。当你撰写完成，点选右下角三个点点 (在删除的旁边)，会看到 Templates → save draft as templates → Save as new template，再给它一个命名，你的第一个个人化范本就设定完成啰。
如果你想要修改范本内容，一样先编辑好文字内容之后，按照刚刚的路径，点选三个点点 → Templates → save draft as templates → 这时选择你想要覆盖的 template，范本就重新储存成功。
如果想要删除先前建立的范本，只要按照同样的路径：点选三个点点 → Templates → Delete template → 选择你想要删除的 template，非常简单。如果你跟著我一步一步做到这里，这个非常好记的路径你应该已经背起来了。
这样一来，当你在编写新邮件时，只要按照相同路径：点选三个点点 → Templates → 选择你想要使用的 template，范本内容就自动出现在你的邮件画面里。需要注意的是，如果你的 Gmail 有设定自动签名档，那么在建立范本的时候，请记得把签名档删除，否则，每次你套用范本，画面上就会出现两个签名档，你还要去手动把它删除。这个小提示要记起来哦！
设定完范本之后，你还可以设定「使用范本来自动回复邮件」。回到信箱主画面，点选上方搜寻栏最右边三条线的 “show search options”，就会看到以下画面。若你想要针对某位联络人进行自动回复，请将他的 email 地址填入 “From” 栏位；若是你希望针对某个关键字来进行自动回复，例如 “subscribe”，请将关键字填入 “Has the words” 栏位，然后按下 “Create filters”。
接著你会看到以下画面，勾选 Send template，并且选择你先前设定好的范本，最后按下 Create filter 就大功告成。
设定好的 filters 如果需要更改或删除，步骤一样很简单，请回到信箱主画面，点选右上角齿轮 → 点选 see all settings → 选择 Filters and Blocked Addresses，就会看到你先前的设定，在这里可以做更改或删除。
学会了吗？只要善加利用程式里的小工具，工作起来就会更顺手！
